New Work und Desk Sharing: Es ist Zeit für mehr Flexibilität

Für die Praxis des Desk Sharing gibt es viele Bezeichnungen, die von Shared Desk über Flexible Office bis hin zu Hot Desking reichen. Dabei haben die Mitarbeitenden keinen festen Arbeitsplatz, sondern können sich an Bürotagen einen Schreibtisch nach Belieben aussuchen und buchen. Nicht nur die Tech-Giganten aus dem Silicon Valley, sondern auch Unternehmen wie Lufthansa oder Siemens setzen bereits auf dieses Konzept. Wie beim Spiel „Reise nach Jerusalem“ gibt es weniger Plätze als Personen. Ziel des Desk Sharing am Arbeitsplatz ist es, effizienter zu wirtschaften. Durch eine höhere Auslastung des einzelnen Arbeitsplatzes spart das Unternehmen Geld. Schließlich sind Büroflächen ein relevanter Kostenfaktor. Rund 20 Prozent der Betriebskosten fallen auf die Anmietung und Verwaltung von Büroräumen. Ein weiterer Punkt: Eine effizientere Flächennutzung senkt den Energieverbrauch und damit den Ausstoß von Treibhausgasen. Dies wiederum ist ein entscheidender Faktor im Rahmen von Nachhaltigkeitsstrategien.

Gerade für agile und kreative Arbeitsweisen ist es wichtig, den Arbeitsplatz je nach Bedarf wechseln zu können. Das bringt Bewegung ins Unternehmen. Wenn sich verschiedene Mitarbeitende die Arbeitsplätze teilen, entstehen neue Synergien. Der Austausch untereinander nimmt zu, Informationen werden breiter geteilt, neue Netzwerke entstehen. Gleichzeitig führt das Konzept dazu, weniger in Abteilungen und Hierarchien und mehr in Teams zu denken.

Eine intelligente Softwarelösung kann dabei eine Schlüsselrolle spielen, um die Rahmenbedingungen für flexible Arbeitsplätze optimal zu gestalten. Mit einer solchen Lösung können Unternehmen die Nutzung der Arbeitsplätze effektiv planen und den reibungslosen Ablauf gewährleisten. Durch eine App oder ein Display vor Ort können sich Mitarbeiter für den Tag anmelden und einen Überblick über die verfügbaren Plätze sowie die Sitzplatzbelegung ihrer Kolleginnen und Kollegen erhalten.

Damit die oben genannten Vorteile flexibler Arbeitsplätze voll ausgeschöpft werden können, ist es entscheidend, dass die richtigen infrastrukturellen Voraussetzungen geschaffen werden. Hier kommt die Bedeutung von Cloud-Working ins Spiel, da eine elektronische und standortunabhängige Arbeitsweise ermöglicht wird. Ein zentraler Bestandteil davon ist der jederzeitige und sichere Zugriff auf benötigte Dateien und Ressourcen über Laptops oder andere Endgeräte. Außerdem sollte die Ausstattung der Schreibtische standardisiert sein, um einen nahtlosen Wechsel zwischen verschiedenen Arbeitsplätzen zu ermöglichen und sowohl den Mitarbeitenden als auch den Führungskräften die Möglichkeit zu geben, flexibel und dezentral zu arbeiten. Eine intelligente Softwarelösung bildet somit das Bindeglied zwischen der technologischen Infrastruktur und den Mitarbeitenden, um den optimalen Nutzen aus dem Konzept des Desk Sharing zu ziehen.

Doch nicht nur die infrastrukturellen Voraussetzungen müssen stimmen. Gerade die Mitarbeitenden sollten in den Prozess flexibler Arbeitsplätze eingezogen werden, denn sie tragen maßgeblich zum Erfolg des Unternehmens bei. Dabei ist es wichtig, dass die Mitarbeitenden das Büro, trotz dass sie keinen festen Arbeitsplatz haben, als einen Ort wahrnehmen, an dem sie sich wohl fühlen und gerne arbeiten. Denn nur so ist es möglich, dass das Team gemeinsam Erfolge erzielt. Die Mitarbeitenden sollten also die Möglichkeit haben, aktiv an der Gestaltung des flexiblen Arbeitsplatzes mitzuwirken.

Durch gezielte Analysen, zum Beispiel in Form von Befragungen, Workshops und Interviews zu Beginn der Büroumgestaltung, können individuelle Aspekte aufgenommen und berücksichtigt werden. Ebenso wichtig ist die klare Kommunikation der Rahmenbedingungen und Grenzen, innerhalb derer sich die Mitarbeitenden entfalten können.

Auf diese Weise erhalten Arbeitgebende wertvollen Input und können Anregungen aus dem Team in der Planung und Umsetzung des Desk Sharing-Konzeptes berücksichtigen. Dies trägt wesentlich zur Akzeptanz neuer Arbeitsmodelle bei. Außerdem können Unternehmen so besser auf die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeitenden eingehen. Während beispielsweise eine Kollegin oder ein Kollege aus der Redaktion einen ruhigen Arbeitsplatz bevorzugt, an dem das fokussierte Arbeiten gefördert wird, ist es hingegen Vorteilhaft, Berufsanfängerinnen und Berufsanfängern die Möglichkeit zu bieten, im Büro neben erfahrenen Mitarbeitenden zu arbeiten, um einen Wissensaustausch zu fördern. Einem gelegentlich anwesenden Außendienstmitarbeitenden hingegen ist eventuell die Bedeutung des Arbeitsplatzes und des Standortes im Büro geringer.

Es ist wichtig zu betonen, dass die Einführung flexibler Arbeitsplätze nicht bedeutet, dass jeder Mitarbeitende jeden Tag an einem anderen Schreibtisch sitzen MUSS. Vielmehr geht es darum, den Mitarbeitenden grundsätzlich die Möglichkeit zu geben, ihren Arbeitsplatz frei zu wählen.

Entscheidend für den Erfolg von Konzepten wie Desk Sharing ist eine entsprechende Unternehmenskultur, die von Offenheit, Transparenz und Akzeptanz geprägt ist. Flache Hierarchien und eine Führung, die auf Vertrauen statt auf Präsenz und Sichtbarkeit basiert, sind hier empfehlenswert. Ein wesentlicher Aspekt ist hierbei, dass der Arbeitgeber mobil-flexibles Arbeiten vorlebt und unterstützt.

Darüber hinaus ist eine enge Zusammenarbeit zwischen HR, IT und Facility Management von großer Bedeutung, um die Voraussetzungen für mobil-flexibles Arbeiten auf allen Ebenen zu schaffen. Diese Abteilungen müssen Hand in Hand arbeiten, um die notwendigen Rahmenbedingungen zu schaffen und sicherzustellen, dass die Infrastruktur und Unterstützung für die Mitarbeitenden vorhanden sind.

Wenn sich mehrere Mitarbeitende einen Schreibtisch teilen, ist es wichtig, dass die Atmosphäre im Büro das Wohlbefinden nicht beeinträchtigt. Selbstverständlich muss geregelt sein, dass der Schreibtisch nach Benutzung sauber und ordentlich hinterlassen wird (Clean Desk Policy). Für private Gegenstände bieten sich Rollcontainer oder Schließfächer an, damit nicht immer alles mit nach Hause genommen werden muss. Ebenso gehört zu einer Clean-Desk-Policy auch, dass Schreibtische nur gebucht werden dürfen, wenn tatsächlich daran gearbeitet wird.

Wie bei jeder unternehmerischen Veränderung empfiehlt es sich, die Einführung von Desk Sharing strategisch zu planen und in eine übergeordnete Digitalisierungsstrategie einzubetten. Welche Anforderungen sollte eine moderne Büroumgebung heute erfüllen? Und was braucht es im Büro, damit alle Mitarbeitenden ihre Arbeit optimal erledigen können?

Digitale Technologien ermöglichen es uns heute, mobiler und agiler zu arbeiten als je zuvor. Durch die Technik ändern sich aber auch die Anforderungen an ein modernes Büro. So waren feste Arbeitsplätze jahrzehntelang eine Selbstverständlichkeit. Doch genau diese Selbstverständlichkeit wird in Zeiten von hybrider Arbeit und modernen Arbeitsmodellen wie New Work zunehmend in Frage gestellt. Zu Recht, wie wir finden. Desk Sharing ist eine weitere Möglichkeit, mehr Flexibilität und Bewegung in die Arbeitsumgebung zu bringen, was zu einer produktiveren und kollaborativeren Arbeitskultur führen kann. Durch strategische Planung, die Schaffung geeigneter Rahmenbedingungen und die Einbeziehung der Mitarbeitenden können Unternehmen von den Vorteilen dieses Arbeitsmodells profitieren.