Alte Werte, modernes Büro? Die Arbeitsplatzgestaltung als Spiegel der Unternehmenskultur

Die Unternehmenskultur bezieht sich auf das Verhalten, die Sprache, die Philosophie und die Seele des Unternehmens – und braucht vor allem einen physischen Raum, um für Mitarbeitende und Außenstehende sichtbar und erlebbar zu werden. Die darin enthaltenen Werte, für die ein Unternehmen steht und die Ziele, die es verfolgt, werden im Idealfall von den Mitarbeitenden vertreten und nach außen getragen. Mit anderen Worten: Sie leben und prägen die Unternehmenskultur.

Dies gelingt weniger digital oder in wechselnden Räumlichkeiten. Besonders die vergangenen Jahre haben gezeigt, dass sich beispielsweise Onboarding-Prozesse oder das Knüpfen neuer Kontakte ausschließlich online deutlich schwieriger gestalten. Im Büro hingegen kann die Unternehmenskultur hautnah erlebt werden. Erst in der Begegnung mit dem Team, vom Smalltalk an der Kaffeemaschine bis zum Meeting der Geschäftsführung, entsteht ein Zusammengehörigkeitsgefühl, das letztlich die Unternehmenskultur prägt und zur Identitätsstiftung beiträgt.

Das Büro sollte daher nicht nur den Aufgaben dienen, die dort erledigt werden, sondern auch den Unternehmenswerten. Die Arbeitsplatzgestaltung Büros spiegelt daher nicht nur die Unternehmenskultur wider, sondern kann diese auch aktiv mitgestalten. So ergab eine Studie der Harvard Business Review*, dass zwei Fortune-500-Unternehmen, die von Zellen- auf Großraumbüros umstellten, einen Rückgang der persönlichen Gespräche am Arbeitsplatz um 70 Prozent verzeichneten. Eine Änderung des Bürodesigns reichte aus, um die Art und Weise zu verändern, wie Mitarbeitenden miteinander kommunizieren.

Zugegeben: Nicht jedes Stühlerücken wirkt sich so drastisch auf die Unternehmenskultur aus. Jeder Aspekt einer Arbeitsplatzgestaltung trägt jedoch zum allgemeinen Wohlbefinden bei, was sich wiederum auf die Kultur auswirken kann. Stimmt die Bürogestaltung mit den Werten überein, die ein Unternehmen fördern möchte, kann die Arbeitsplatzgestaltung dazu beitragen, diese Werte zu stärken. Mehr noch: Die Gestaltung der Büroräume und des individuellen Arbeitsplatzes hat einen großen Einfluss auf das Wohlbefinden und die Zufriedenheit der Mitarbeiter und kann damit auch die Produktivität des Unternehmens positiv beeinflussen. Stimmt die Bürogestaltung jedoch nicht mit der Unternehmenskultur überein, kann sie das Unternehmen in die falsche Richtung lenken.

Deshalb ist es wichtig, die Mitarbeitenden einzubeziehen. Veränderungen werden bekanntlich am besten gelebt, wenn sie frühzeitig kommuniziert werden und alle Beteiligten mit an Bord sind. Deshalb ist es wichtig, die Mitarbeitenden nicht nur über ein neues Arbeitskatzkonzept per Mailing oder Intranet-Beitrag über ein neues Arbeitsplatzkonzept zu informieren. Mindestens ebenso wichtig sind die Einbindung der Mitarbeitenden, Transparenz und Feedbackschleifen sowie Wahlfreiheit bei der Gestaltung des Arbeitsplatzes. Unternehmen sollten sich daher die Frage stellen, was sich die eigenen Mitarbeiter wünschen und welche Vorzüge das Büro gegenüber dem Homeoffice bieten kann, damit sich die Mitarbeitenden bewusst für diese Option entscheiden.

Die Bedürfnisse der Mitarbeitenden sind nie einheitlich: Die einen Mitarbeitenden fühlen sich in lebendigen, offenen Büros mit vielen Kollegen wohl, die anderen Mitarbeiter wünschen sich eher ein ruhiges und konzentriertes Umfeld, um ihre Arbeit gut erledigen zu können. Auch hier gilt es zu erfragen, was Mitarbeitende und Führungskräfte als förderlich für die eigene Leistung und Produktivität empfinden.

Zur Neugestaltung der Arbeitsumgebung gehört dann auch, sich auf neue Regeln der Zusammenarbeit zu einigen, zum Beispiel Mobiltelefone auf Vibration zu stellen oder laute Gespräche untereinander in Besprechungsräume zu verlegen. Denn oft sind es die vermeintlich kleinen Veränderungen, die aber große Auswirkungen auf das Betriebsklima und die Motivation der Mitarbeitenden haben.

Mit dem Einzug neuer Arbeitskonzepte wie New Work erhalten die Mitarbeitenden mehr Flexibilität bei der Gestaltung ihres Arbeitsalltags. Das bedeutet aber auch mehr Selbstorganisation: Was erledige ich wann, wo, wie und mit wem? Eine gemeinsame Struktur zu finden, gelingt durch Absprachen und liegt vor allem in der Eigenverantwortung jedes Mitarbeitenden. Dabei spielt auch auf die Kommunikationskultur eine wichtige Rolle: Wie und mit welchen Mitteln wird kommuniziert? Arbeitgeber können dies unterstützen, indem sie Orte der Begegnung schaffen - nicht nur in Form von Austauschformaten via Zoom, sondern auch als konkrete Orte im Büro wie eine offene Teeküche oder eine Lounge-Landschaft.

Auch bei der Arbeitsplatzgestaltung gilt die gute alte Designregel „Form follows function“. Wenn sich Kommunikations- und Organisationsstrukturen ändern, braucht es auch neue räumliche Bedingungen am Arbeitsplatz. Ein Beispiel: Austausch und Transparenz funktionieren nicht, wenn die Führungskräfte in der Chefetage unter sich sind und sich im Eckbüro mit zwei Fenstern und Vorraum von den Mitarbeitenden abschotten. Damit Open-Door-Kommunikation wirklich funktioniert, müssen Führungskräfte ansprechbar sein.

Für „die“ perfekte Arbeitsplatzgestaltung gibt es keine Blaupause. So individuell wie das Unternehmen und vor allem die Mitarbeitenden, so individuell sollten auch die Büroräume sein.

Ziel der Arbeitsplatzgestaltung ist es, Räume zu schaffen, die den Werten des eigenen Unternehmens entsprechen und in denen sich die Mitarbeitenden und gegebenenfalls auch Kunden wohl und gut aufgehoben fühlen. Werden alle Kommunikationsbedürfnisse - informell, diskret, kleine oder große Gesprächsrunden - durch entsprechende Räumlichkeiten abgedeckt? Sind spezielle Kreativarbeitsplätze erforderlich? Dann geht es an die Gestaltung: Licht, Farben und Kontraste, Begrünung, Möblierung, Akustikelemente, ausgewählte Materialien und Stoffe. Ein gelungenes Arbeitsplatzkonzept integriert all diese Aspekte und trägt zur Identifikation mit dem Unternehmen bei. Letztlich beeinflusst es auch die Außenwirkung des Unternehmens – im Idealfall mit den Mitarbeitenden als überzeugten Markenbotschaftern.

Ob traditionell, modern, innovativ oder verlässlich: Die Werte eines Unternehmens werden lebendig, wenn sie in unseren Handlungen und Entscheidungen zum Ausdruck kommen. Dies wiederum wird erlebbar, wenn es einen Ort gibt, an dem die Mitarbeitenden miteinander in Interaktion treten und das „Wie“ erlebbar wird. Individuelle Arbeitsplatzkonzepte, die die Besonderheiten des Unternehmens berücksichtigen und sich an den Bedürfnissen der Teammitglieder orientieren, sind Voraussetzung dafür, dass das Büro diese Kraft entfalten kann.