Effizienter arbeiten mit Activity Based Working

Das Konzept von Activity Based Working – tätigkeitsbasiertem Arbeiten – ist so einfach wie wirkungsvoll: für jede Anforderung wird die am besten geeignete Arbeitsumgebung vom Unternehmen angeboten. Und was heißt das genau? Kein fester Schreibtisch, kein eigener Arbeitsplatz, kein eigenes Büro - nicht einmal für den Chef. Was auf den ersten Blick wie ein Versuch klingt, die Kosten für neue Arbeitswelt drastisch zu senken, gehört derzeit zu den Megatrends in der Bürogestaltung.

An die Stelle fester Arbeitsplätze tritt ein Angebot unterschiedlicher Arbeitswelten, die je nach Aufgabe ein optimiertes und unterstützendes Umfeld bieten. So stehen beispielsweise Ruhezonen für konzentrationsintensive Einzelaufgaben zur Verfügung. Kommunikationszonen hingegen bieten die Möglichkeit zum angeregten kreativen Austausch und Telefonzellen die Option für ungestörte Telefonkonferenzen. Das alles funktioniert dank WLAN, Smartphone, Laptop & Co, die die Bindung an einen festen Schreibtisch komplett aufgehoben haben. Statt fester Arbeitsplätze stehen den Mitarbeitenden Schließfächer für ihre persönlichen Dinge zur Verfügung. Innerhalb des Büros können sie arbeiten, wo sie wollen. Geschlossene Türen gibt es nur noch in den Besprechungsräumen für vertrauliche Gespräche. Activity Based Working folgt den Fragen: Woran wird gearbeitet? Wie viel Raum und welche Ausstattung werden hierfür benötigt?

Auch die Veränderung der Denkweise ist bei Activity Based Working besonders wichtig. Die Verantwortung für die Anpassung an einen sich wandelnden Arbeitsplatz liegt daher in erster Linie bei den Menschen, die sich in diesen Räumen aufhalten. Wichtig ist dabei, dass der Erfolg der neuen Arbeitswelt von der Balance zwischen Menschen und Raum abhängt, die sich gemeinsam anpassen und entwickeln. Räume sollten nicht als statisch oder unveränderlich betrachtet werden, sondern als flexibel, agil und anpassungsfähig - denn genau darin liegt die Chance.

Zugegeben: Activity Based Working stellt Unternehmen auch vor Herausforderungen. Einige zentrale Fragen sollten bereits im Vorfeld geklärt werden. Macht die Umsetzung im Unternehmen Sinn? Denn während Activity Based Working bei projektbezogenen und kreativen Tätigkeiten durchaus Sinn macht, kann bei einer statisch-funktionalen Arbeitskultur ein klassisches Bürokonzept vorteilhafter sein. Wie können Arbeitsumgebungen so gestaltet werden, dass sie den unterschiedlichen Charakteren der Mitarbeitenden optimal entsprechen? Während extrovertierte Mitarbeitende in gemeinschaftlich genutzten Räumen aufblühen, suchen introvertierte Mitarbeitende vielleicht lieber ruhige Zonen auf. Und welche neuen Anforderungen stellt das Konzept an Beleuchtung, Belüftung und Akustik? Besonders in Großraumbüros führen unzureichende Belichtung und schlechte Akustik häufig zu Unzufriedenheit bei den Mitarbeitenden. Bei der Planung eines Activity Based Working-Konzepts sollte diesen Aspekten besondere Aufmerksamkeit geschenkt werden. Auch an die Möblierung und die optische Gestaltung des Büros werden neue Anforderungen gestellt: Die Zeiten der klassischen Schreibtischgruppen sind vorbei. Heute stehen funktionale, ergonomische und flexiblere Konzepte auf der Tagesordnung.

Das klingt alles etwas gewöhnungsbedürftig? Verständlich! Schließlich hat Activity Based Working so gar nichts mehr mit klassischen Bürokonzepten zu tun. Doch bei genauerem Hinsehen trifft dieses Arbeitsmodell genau den Nerv der Zeit.

Man bedenke: In vielen Bereichen hat sich eine solche „Sofortness“ längst durchgesetzt. Alles geschieht auf Abruf. Beim Fernsehen zum Beispiel lassen wir uns schon lange nicht mehr von linearen Programmen vorschreiben, wann wir Nachrichten, Filme oder Serien schauen. Dank Mediatheken oder Streamingdiensten haben wir die Programmgestaltung heute selbst in der Hand. Ähnlich ist es, wenn wir unser Lieblingsessen bestellen. Wir wählen nicht mehr aus einer starren Speisekarte, sondern stellen uns per App genau das Gericht zusammen, das wir wollen. Und seit Jahren fahren wir Autos, die individuell für uns zusammengestellt werden. Der Trend geht also eindeutig in Richtung Individualisierung.

Wie die Bürogestaltung letztendlich umgesetzt wird, hängt von den Prioritäten und der generellen Ausrichtung des jeweiligen Unternehmens ab. Eines ist jedoch sicher: Ein gemütliches Sofa, ein dekoratives Design und Telefonboxen allein machen noch kein Activity Based Working-Konzept aus.

5 Faktoren, die sich positiv auf Produktivität, Mitarbeiterzufriedenheit und die effiziente Nutzung der verschiedenen Arbeitsbereiche auswirken:

1. Führung und Vertrauen: Erfolgreiches Activity Based Working erfordert Vertrauen in Fähigkeiten der Mitarbeitenden, eigenverantwortlich und produktiv zu arbeiten. Führungskräfte sollten eine unterstützende Haltung verfolgen und klare Ziele vorgeben, während sie den Mitarbeitenden den Freiraum geben, ihre Aufgaben nach ihren besten Fähigkeiten zu erfüllen.
   
2. Die Unternehmensführung lebt den neuen Arbeitsstil vor: Der Übergang sollte umso leichter fallen, wenn die Führungskräfte Activity Based Working vorleben und an verschiedenen Orten arbeiten. Die Mitarbeitenden werden es ihnen dann schnell gleichtun. Der Mensch lernt bekanntlich am besten durch Vorbilder.
   
3. Change-Management: Die Einführung von Activity Based Working erfordert oft eine Veränderung der Arbeits- und Denkweise der Mitarbeitenden. Ein ganzheitliches Change-Management, das den Veränderungsprozess im Unternehmen begleitet, kann ein wahrer Game-Changer sein, damit alle Beteiligten die Vorteile verstehen und wissen, wie sie die neuen Möglichkeiten optimal nutzen können. Wichtig dabei: Die Mitarbeitenden stehen im Mittelpunkt und sollten von Anfang an in den Prozess eingebunden werden.
   
4. Die Arbeitsflächen haben einen erkennbaren Nutzen: Die Mitarbeitenden sollten auf den ersten Blick erkennen, wofür eine Arbeitszone gedacht ist. Wenn leise Musik aus den Lautsprechern tönt, ist klar: Das ist der perfekte Ort für kurze Pausen oder informellen Austausch. In Arbeitsräumen, die für konzentriertes Arbeiten ausgelegt sind, sollte den Mitarbeitenden hingegen direkt auffallen, wie ruhig es hier dank schalldämpfender Raumtrenner, Vorhänge oder Akustikelementen zugeht.
   
5. Ergebnisse messen: Der Erfolg von Activity Based Working sollte nicht nur an subjektiven Eindrücken gemessen werden. Klare Leistungskennzahlen sollten entwickelt werden, um den Einfluss auf die Produktivität, die Mitarbeiterzufriedenheit oder die Auslastung der einzelnen Arbeitsbereiche zu bewerten.

Activity Based Working bietet Mitarbeitenden und Unternehmen die Möglichkeit, die Effizienz und Produktivität am Arbeitsplatz zu steigern und ihre Flexibilität und Anpassungsfähigkeit unter Beweis zu stellen. Mitarbeitende sind mobiler als je zuvor. Daher ist es wichtig, dass sich der Arbeitsplatz diesem Trend anpasst und mitwächst. Gleichzeitig steigern Unternehmen ihre Attraktivität als Arbeitgeber: Mit einem modernen Arbeitsplatzkonzept zeigen Unternehmen, dass sie mit der Zeit gehen und im Zeitalter von New Work angekommen sind.